根据上述职责，办公室设7个内设机构：

（一）行政科

1.全院性重要会议和重大活动的组织、协调、落实工作。

2.学院公务接待，办公室日常接待工作。

3.院领导参加各种公务活动的日程安排和协调工作。

4.全院行政事务的综合协调工作；开展对外联络，组织协调学院公共关系、协调学院和各级党政部门的联系。

5.规范学院院名、院徽等无形资产的使用和管理，统一管理并推进学院视觉形象识别系统建设有关工作。学院各类公文用纸、信封等的模板提供；规范学院纪念品、礼品以及公共关系用品的管理工作。

6.负责学院各类会议室、接待室的管理和使用工作。

7.负责学院办公信息平台的建设和管理，负责OA系统的日常管理；

8.负责与全院基层单位办公室的工作联络、交流，指导各基层单位办公室的相关工作，并组织业务培训；

9.负责学院应急处置工作，协调应对紧急突发事件。

（二）综合科

1.负责办公室内部管理及服务。

2.负责学院党委和行政印信、合同章的管理和使用，负责院内各单位党政印章的刻制及规范管理，负责院级授权、学院事业单位法人证书、组织机构代码证书的管理；

3.负责学院的24小时总值班工作；

4.负责学院主页内容的管理与更新；

5.党务和院务公开（信息公开）；

6.负责办公室财务、固定资产管理，部门人员考勤、值班安排、文印、收发、车队管理等工作；

7.负责办公室政治、业务学习组织；

8.负责办公室档案管理的日常工作，及时完成有关文件和材料的立卷归档。

（三）文秘科

1.负责学院党委常委会、院长办公会、党委全委会、书记碰头会、院长专题会等的重要党务、政务会议的组织和纪要编印工作;

2.负责起草学院领导的重要讲话；

3.负责党委和行政的公文核稿、送审、编号、印发、立卷归档等工作，指导院内各单位的公文处理工作；

4.负责学院年度计划、总结、年鉴、大事记、情况汇编，概况等的组稿、撰写、编印工作；

5.负责起草学院党委、行政工作综合材料、重要文件等；

6.安排基层单位年度工作计划与总结；

7.辅助院领导日常事务处理，协调安排院领导的院务活动和联系基层工作；

8.围绕学院重点工作和院领导指示，组织和开展调查研究，及时反映情况，提出政策性建议或咨询意见；

9.收集、整理院领导周工作安排；

10.采编整理学院重大活动、特色工作级师生思想动态等各类信息，撰写简报和信息动态上报上级单位；

（四）机要科（保密办）

1.负责机要文件的管理，保密工作的宣传教育和检查，以及学院保密委员会的日常工作；

2.负责各类上级来文（含机要文件）的收发、传阅、保管、督办、清退、销毁等工作；

3.负责涉密文件、资料、设备的安全管理工作；

4.负责组织、筹备涉密会议；

5.负责学院涉密规章制度的制定、修订工作；

6.负责上级保密部门对学院保密工作的检查及学院保密工作自查工作，负责保密委员会办公室的日常工作

7.负责院内综合数据的统计和上报工作；

（五）法务办（信访、学生申诉）

1.负责学院规章制度建设有关工作，规范学院规章制度的制定、发布、修改和废止；为学院重大决策及有关涉法事务提供法律意见；为院内各单位提供一般性法律咨询。

2.合同以及其他法律文书的审核、法律事务咨询、诉讼和仲裁，学院标识注册及知识产权保护、商标续展及撤销、涉法会务协调和法务培训工作；

3.负责法律顾问的选聘及日常联络、协调与管理等工作；办理学院委托的其它法律事务，推动学院依法治院工作开展；

4.负责群众来信来访的处理、接待工作，安排院领导接待日，协调书记院长信箱、问政唐山、12345市长热线等回复和督办工作；

5.学习、宣传、贯彻执行上级关于信访工作的方针政策；建立健全学院信访工作制度。

6.协调相关部门做好学生申诉工作。

（六）督察室

1.党和国家的路线方针政策、重要文件和重要会议精神的贯彻落实情况。

2.党中央、教育部、省委省政府、上级主管部门和学院党委、行政重大决策、工作部署、重要文件、重要规章制度和重要决定事项的贯彻落实情况。

3.党中央、教育部、省委省政府、上级主管部门领导和学院领导的重要批（交）办事项的落实情况。

4.学院重点工作、年度计划、重要文件和重要决定事项的贯彻落实情况。

5.学院党委常委会议、院长办公会议及其他专题会议确定事项、学院发展目标和各单位工作计划完成落实情况。

6.经院领导批示、需要督查督办的各单位（部门）的请示、报告办理情况及师生员工要求帮助解决的有关问题的落实情况。

7.经院领导批示，师生员工反映强烈的重点热点难点问题或其他社会关注的涉及学院的重大问题的解决处理情况。

8.其他工作的落实情况。

（七）档案科

1.宣传《档案法》及国家、教育部和河北省关于档案工作的法令、政策和规定；制定和组织实施本院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查。

2.综合规划学院档案工作，起草学院档案工作年度计划和工作总结。

3.负责学院档案信息化建设。

4.负责学院文书、财会、教学、科研、出版物、设备、房产、声像、实物等档案的集中统一管理，做好接收（征集）、整理、鉴定、统计等工作。

5.学院党政办公室的文件、文书档案归档。

6.指导和协助学院各单位做好各类档案的整理立卷；负责专、兼职档案员的业务指导和培训。

7.承办院友学籍查阅、毕业生学历认证、社会人员档案查阅等服务工作。

8.保守档案秘密，确保档案安全，维护档案的完整、准确。做好档案实体的保护工作。

9.开展档案学理论和档案工作实践研究，负责编制检索工具，做好档案信息化建设。

10.组织填报每学年初高等教育基层统计报表、高等教育综合办学条件数据库并上报省市有关部门。

11.组织机构代码证、法人证年检以及使用。

12.完成领导交办的其他工作。